Как в МойСклад: у каждого документа есть ответственный и отдел, у роли на каждый объект — область «свои / свои и отдела / все». Администратор всегда всё. Документ с галочкой «общий» виден всем, у кого есть хоть какое-то право на этот тип.
Права роли «Руководитель» · admin
сотрудники: Администратор